Arkevia est un coffre-fort numérique conçu spécifiquement pour simplifier la gestion documentaire des ressources humaines tout en offrant aux salariés un accès permanent à leurs documents professionnels. Cette solution moderne répond aux défis actuels de dématérialisation et de sécurisation des données sensibles en entreprise.
Nous constatons régulièrement que les entreprises peinent à gérer efficacement leurs documents RH :
- Archivage papier coûteux et encombrant
- Risques de perte ou de détérioration des documents
- Difficultés d’accès pour les salariés en télétravail
- Non-conformité aux obligations légales d’archivage
- Processus administratifs chronophages
Cette plateforme transforme ces contraintes en opportunités grâce à une approche numérique sécurisée qui bénéficie tant aux entreprises qu’aux collaborateurs.
Qu’est-ce qu’Arkevia ?
Arkevia constitue une solution d’archivage électronique qui centralise et sécurise l’ensemble des documents professionnels et personnels importants. Cette plateforme web permet de recevoir, conserver et gérer facilement bulletins de paie, contrats de travail, attestations, factures et autres documents administratifs.
Le système fonctionne comme un véritable coffre-fort virtuel où chaque utilisateur dispose d’un espace personnel protégé. L’employeur peut y déposer automatiquement les documents destinés aux salariés, tandis que ces derniers conservent la possibilité d’ajouter leurs propres fichiers personnels.
La force d’Arkevia réside dans sa capacité à maintenir une conservation légale de 50 ans pour tous les documents stockés. Cette durée dépasse largement les obligations légales minimales (45 ans pour les bulletins de salaire par exemple) et garantit aux utilisateurs un accès permanent à leur historique professionnel, même après avoir quitté l’entreprise.
À qui s’adresse Arkevia (entreprises et salariés)
Pour les entreprises
Arkevia cible prioritairement les services ressources humaines des entreprises de toutes tailles souhaitant moderniser leur gestion documentaire. Les organisations des secteurs RH, finance, industrie, santé et administration publique adoptent particulièrement cette solution.
Les entreprises confrontées à des volumes importants de documents RH trouvent dans Arkevia une réponse adaptée à leurs besoins de :
- Dématérialisation des processus administratifs
- Automatisation de la distribution documentaire
- Réduction des coûts d’impression et d’archivage physique
- Amélioration de la conformité réglementaire
Pour les salariés
Les collaborateurs bénéficient d’un accès simplifié à leurs documents professionnels, particulièrement utile pour :
- Les télétravailleurs nécessitant un accès distant à leurs justificatifs
- Les salariés en déplacement professionnel fréquent
- Les personnes souhaitant centraliser leur gestion administrative personnelle
- Les employés changeant régulièrement d’entreprise
Cette double approche permet de répondre simultanément aux exigences organisationnelles des entreprises et aux besoins pratiques des utilisateurs finaux.
Pourquoi choisir Arkevia (avantages et valeur ajoutée)
Avantages économiques
Nous observons que les entreprises réalisent des économies substantielles grâce à la réduction drastique de leur consommation papier. L’automatisation des processus de distribution documentaire libère également du temps précieux pour les équipes RH, qui peuvent se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Avantages organisationnels
La centralisation documentaire améliore significativement l’efficacité administrative. Les recherches de documents deviennent instantanées, les risques de perte sont éliminés, et la traçabilité est totalement assurée grâce à l’historique détaillé conservé sur la plateforme.
Avantages environnementaux
L’approche numérique d’Arkevia s’inscrit parfaitement dans une démarche écoresponsable. La diminution de l’utilisation du papier contribue directement à la réduction de l’empreinte carbone des entreprises, répondant aux attentes croissantes en matière de responsabilité sociétale.
Avantages pratiques pour les utilisateurs
Les salariés apprécient particulièrement la disponibilité 24h/24 et 7j/7 de leurs documents, accessible depuis n’importe quel appareil connecté. Cette flexibilité facilite grandement leurs démarches administratives personnelles et professionnelles.
Fonctionnalités principales
Interface utilisateur
Le tableau de bord d’Arkevia présente une ergonomie intuitive avec des dossiers prédéfinis comme “Mes documents” et “Boîte de réception”. L’interface claire permet une prise en main rapide, même pour les utilisateurs moins familiers avec les outils numériques.
Gestion documentaire avancée
La plateforme offre des fonctionnalités complètes de gestion :
- Ajout simplifié de nouveaux documents personnels
- Création, renommage et déplacement de fichiers et dossiers
- Classement automatique des documents envoyés par l’employeur
- Protection intelligente des documents obligatoires contre la suppression accidentelle
Système d’alertes
Arkevia informe automatiquement les utilisateurs par email lors du dépôt de nouveaux documents. Cette fonctionnalité garantit une information en temps réel et évite les oublis de consultation.
Partage sécurisé
Le système de partage permet de transmettre facilement des documents ou dossiers spécifiques à des tiers autorisés. Cette fonctionnalité s’avère particulièrement utile pour les collaborations professionnelles ou les démarches administratives nécessitant la transmission de justificatifs.
Exportation et sauvegarde
Les utilisateurs peuvent exporter leurs documents pour créer des sauvegardes personnelles, garantissant ainsi une double sécurité et une autonomie totale dans la gestion de leurs fichiers.
Sécurité, confidentialité et conformité (RH, RGPD, NF Z42-013)
Chiffrement et protection des données
Tous les documents stockés sur Arkevia bénéficient d’un chiffrement avancé garantissant leur confidentialité absolue. Le protocole HTTPS sécurise l’ensemble des échanges entre les utilisateurs et la plateforme.
Conformité réglementaire
Arkevia respecte scrupuleusement la norme NF Z42-013, référence française pour l’archivage électronique sécurisé. Cette certification garantit la valeur légale des documents archivés et leur admissibilité devant les tribunaux.
La plateforme assure également une conformité totale avec le RGPD, protégeant ainsi les données personnelles des utilisateurs selon les standards européens les plus exigeants.
Authentification renforcée
L’accès à la plateforme s’effectue via un système d’authentification rigoureux proposant deux modes :
- Connexion par email et mot de passe personnel
- Connexion par matricule et code secret fourni par l’employeur
Cette double possibilité d’authentification s’adapte aux différentes politiques de sécurité des entreprises.
Gestion des cookies
Arkevia adopte une approche respectueuse de la vie privée en utilisant uniquement des cookies essentiels au fonctionnement du site. Aucun cookie publicitaire ou de tracking n’est implémenté, et la durée de vie des cookies est limitée à 6 mois maximum.
| Aspect sécuritaire | Niveau de protection |
|---|---|
| Chiffrement des données | Avancé |
| Conformité RGPD | Totale |
| Norme NF Z42-013 | Certifiée |
| Protocole de navigation | HTTPS |
| Durée de conservation | 50 ans |
Processus d’inscription et d’accès utilisateur
Inscription initiale
L’inscription sur Arkevia s’effectue généralement à l’initiative de l’entreprise qui configure les comptes de ses salariés. Chaque utilisateur reçoit ses identifiants de connexion (email/mot de passe ou matricule/code secret) directement de son service RH.
Première connexion
Lors de la première connexion, nous recommandons aux utilisateurs de personnaliser leur mot de passe et de vérifier leurs informations de contact. Cette étape permet d’optimiser la sécurité du compte et de s’assurer de la réception des notifications par email.
Accès quotidien
L’accès à Arkevia s’effectue simplement via un navigateur internet depuis n’importe quel appareil (ordinateur, tablette, smartphone). Cette flexibilité technique élimine les contraintes d’installation de logiciels spécifiques.
Support et assistance
En cas d’oubli d’identifiants ou de difficultés techniques, un support utilisateur reste disponible directement via la plateforme. Cette assistance facilite la résolution rapide des problèmes et maintient une expérience utilisateur fluide.
Récupération d’accès
Le processus de récupération d’accès est simplifié grâce à des procédures automatisées permettant la réinitialisation sécurisée des mots de passe oubliés.
Arkevia représente aujourd’hui une solution mature et fiable, adoptée par de nombreuses entreprises comme Leroy Merlin, qui témoignent de son efficacité opérationnelle. Avec un score de fiabilité proche de 90% selon ScamDoc, cette plateforme s’impose comme une référence dans le domaine de l’archivage électronique RH.
L’investissement dans cette solution génère rapidement un retour positif grâce aux économies réalisées sur les coûts d’impression, d’archivage physique et de gestion administrative manuelle.
