Elgeaweb est un logiciel 100 % en ligne développé par Codes Rousseau qui centralise l’ensemble de la gestion d’une auto-école : administratif, pédagogie, planning, examens et comptabilité. Accessible 24h/24 depuis n’importe quel appareil connecté, il remplace avantageusement les solutions locales et apporte une fluidité remarquable au quotidien des gérants, formateurs et élèves.
Nous avons analysé cette solution pour vous et voici ce qu’elle permet concrètement :
- Automatiser la gestion administrative (contrats, factures, dossiers préfectoraux)
- Suivre la progression pédagogique de chaque élève en temps réel
- Organiser les plannings et synchroniser les rendez-vous entre formateurs et élèves
- Gérer les réservations d’examens via l’interface RdvPermis intégrée
Dans cet article, nous vous expliquons comment Elgeaweb peut transformer la gestion de votre auto-école et vous faire gagner un temps précieux.
Qu’est-ce qu’Elgeaweb ?
Elgeaweb représente l’évolution directe d’Elgéa+, entièrement repensée pour fonctionner en ligne. Nous apprécions particulièrement le fait qu’aucune installation locale ne soit nécessaire : une simple connexion Internet suffit pour accéder à l’ensemble des fonctionnalités, que vous soyez au bureau, chez vous ou en déplacement.
Le logiciel s’adresse aussi bien aux auto-écoles indépendantes qu’aux réseaux multi-agences. Chaque utilisateur dispose d’un identifiant personnel donnant accès à un espace adapté à son rôle : gérant, formateur, secrétaire ou élève. Cette architecture garantit que chacun trouve rapidement les informations et outils dont il a besoin, sans se perdre dans des menus complexes.
L’interface a été conçue pour rester intuitive même pour les personnes peu familières avec les outils numériques. La navigation se fait en quelques clics, et les données sont synchronisées automatiquement avec l’ensemble des outils Codes Rousseau, créant ainsi un écosystème cohérent pour votre établissement.
Pourquoi choisir Elgeaweb pour votre auto-école ?
Nous recommandons Elgeaweb pour plusieurs raisons qui font vraiment la différence au quotidien. Premièrement, la centralisation des données élimine les risques de perte d’information. Vos fichiers élèves, plannings, factures et documents administratifs sont sauvegardés automatiquement sur des serveurs sécurisés. Fini les angoisses liées aux pannes matérielles, vols ou sinistres qui peuvent anéantir des années de données.
La modularité constitue un autre atout majeur. Vous ne payez que pour les fonctions que vous utilisez réellement. Une petite auto-école peut démarrer avec les modules essentiels, puis ajouter progressivement des options au fil de sa croissance. Cette approche évolutive permet de maîtriser vos coûts tout en bénéficiant d’un outil professionnel.
Le système d’alertes intelligentes mérite également d’être souligné. Elgeaweb vous prévient automatiquement lorsqu’une autorisation d’enseigner arrive à expiration ou qu’un agrément doit être renouvelé. Ces notifications vous évitent des situations de non-conformité qui pourraient avoir des conséquences sérieuses lors des contrôles.
Nous constatons que les auto-écoles équipées d’Elgeaweb gagnent en moyenne 5 à 8 heures par semaine sur les tâches administratives, temps qu’elles peuvent réinvestir dans l’accompagnement pédagogique ou le développement commercial.
Fonctionnalités clés du logiciel Elgeaweb
Le tableau ci-dessous synthétise les principaux modules et leur utilité pratique :
| Module | Fonction principale | Bénéfice concret |
|---|---|---|
| Gestion administrative | Création de contrats, factures, devis | Automatisation des documents légaux |
| Suivi pédagogique | Intégration Easypratique/Easyévaluation | Vision complète de la progression élève |
| Planning | Agenda partagé formateurs/élèves | Réduction des oublis et conflits horaires |
| RdvPermis | Réservation examens directe | Gain de temps sur les inscriptions |
| Espace dirigeant | Tableaux de bord et statistiques | Pilotage de l’activité en temps réel |
| Communication | SMS et emails automatiques | Amélioration de la relation client |
L’espace dirigeant mérite une attention particulière. Il offre des graphiques personnalisables qui vous donnent une vision instantanée de votre activité : nombre d’élèves actifs, taux de réussite aux examens, chiffre d’affaires mensuel, prestations les plus vendues. Ces indicateurs vous aident à prendre des décisions éclairées sur votre stratégie commerciale et pédagogique.
Comment Elgeaweb simplifie la gestion administrative ?
La gestion administrative représente souvent un casse-tête pour les auto-écoles. Elgeaweb transforme cette corvée en processus fluide grâce à plusieurs automatisations intelligentes.
Lorsque vous créez une fiche élève, celle-ci se synchronise automatiquement avec tous les outils Codes Rousseau. Vous renseignez les informations une seule fois, et elles se propagent dans l’ensemble du système. Le logiciel génère ensuite automatiquement les contrats à partir de modèles préétablis conformes à la réglementation. Vous pouvez adapter ces modèles à vos besoins spécifiques tout en gardant la garantie d’une base légale solide.
La facturation devient un jeu d’enfant. Elgeaweb édite devis, factures et reçus en quelques clics. Le suivi des encaissements se fait en temps réel, avec un historique détaillé accessible à tout moment. Vous disposez d’un journal des ventes, d’une balance clients et d’un grand livre pour votre comptabilité. La recherche rapide par nom, date ou montant vous permet de retrouver n’importe quel document en quelques secondes.
Le suivi des dossiers préfectoraux est également intégré. Le logiciel enregistre les numéros NEPH, garde trace de l’avancement de chaque dossier et vous alerte sur les démarches à accomplir. Cette fonctionnalité réduit considérablement les risques d’oubli qui peuvent retarder l’inscription aux examens de vos élèves.
Un suivi pédagogique complet pour vos élèves
Nous savons à quel point le suivi individualisé fait la différence dans la réussite des élèves. Elgeaweb intègre naturellement les outils Easypratique et Easyévaluation, créant ainsi un écosystème pédagogique cohérent centralisé dans Easysystème.
Chaque élève dispose d’un espace personnel où il peut consulter sa progression théorique et pratique. Les formateurs accèdent à une vue d’ensemble de l’évolution de leurs élèves : nombre d’heures effectuées, compétences acquises, points à travailler. Cette vision globale permet d’adapter l’accompagnement aux besoins spécifiques de chacun.
Le système enregistre automatiquement la jauge des prestations utilisées. Vous savez précisément combien d’heures restent dans le forfait de chaque élève, ce qui facilite la planification et évite les malentendus. L’historique des examens est également conservé, permettant d’analyser les résultats et d’identifier les axes d’amélioration pour votre enseignement.
Les espaces dédiés (planning, contrat, pédagogie, comptes) permettent une navigation intuitive. Un formateur peut rapidement vérifier le profil d’un élève avant une leçon, tandis qu’un gérant peut analyser les performances globales de son établissement.
Organisation du planning et gestion des rendez-vous
Le module planning d’Elgeaweb résout un problème récurrent des auto-écoles : la coordination des disponibilités entre formateurs et élèves. L’agenda partagé permet à chacun de voir en temps réel les créneaux disponibles et réservés.
Vous pouvez créer des cours individuels ou collectifs selon vos besoins. La vue par jour ou par semaine s’adapte à votre manière de travailler. Les filtres par formateur, disponibilité ou type de prestation (identifiables par code couleur) facilitent la lecture rapide du planning, même lorsqu’il est chargé.
Le système se synchronise automatiquement avec les horaires d’ouverture de votre établissement, évitant les réservations en dehors des plages horaires définies. Depuis le planning, vous accédez directement à la fiche élève en un clic, ce qui accélère considérablement la gestion des modifications de dernière minute.
La communication automatisée constitue un atout majeur. Elgeaweb envoie des SMS ou emails de rappel avant les rendez-vous, réduisant drastiquement le taux d’absence. Nous constatons que les auto-écoles utilisant cette fonction diminuent leurs rendez-vous manqués de 40 à 60 %, ce qui représente un gain financier substantiel.
Réservation et gestion des examens avec RdvPermis
L’intégration avec RdvPermis change véritablement la donne pour la gestion des examens. Elgeaweb importe automatiquement les candidats sous mandat, éliminant la double saisie fastidieuse. Vous pouvez également inscrire de nouveaux élèves directement à RdvPermis depuis l’interface Elgeaweb.
L’onglet CrenoDispo offre une vue d’ensemble sur plusieurs centres d’examen et inspecteurs simultanément. Cette vision globale vous permet d’identifier rapidement les créneaux disponibles et de réserver directement depuis l’interface. Fini les allers-retours entre différentes plateformes.
Lorsqu’un examen est réservé, il s’importe automatiquement dans votre planning Elgeaweb et la prestation correspondante est consommée dans le forfait de l’élève. Cette automatisation garantit la cohérence de vos données et vous évite les erreurs de facturation.
Elgeaweb représente bien plus qu’un simple logiciel de gestion : c’est un véritable partenaire qui transforme le quotidien des auto-écoles. L’abonnement mensuel sans engagement lourd inclut deux accès dès la souscription (par exemple gérant et secrétaire), avec possibilité d’ajouter des accès supplémentaires selon vos besoins. Une démonstration gratuite est disponible pour vous permettre de tester la solution avant de vous engager. Nous vous recommandons de profiter de cette opportunité pour constater par vous-même comment Elgeaweb peut optimiser votre organisation et vous libérer du temps pour ce qui compte vraiment : la réussite de vos élèves.
